Breker van bureaucratisch gedoe

Vorige week maakten we kennis met ambtenaren, die voor het gemeentebestuur een specifiek onderwerp helemaal uitpluizen. Er zijn veel ambtenaren, maar er kan slechts één de leider zijn: de gemeentesecretaris. Hij of zij is er als dagelijkse ondersteuning en adviseur voor het college. Van het voorbereiden van besluiten, tot advies geven, overzicht op de processen houden en het weghalen van ‘gedoe’.

DOOR SANNE LENSELINK

Een gemeentesecretaris wordt ook wel algemeen directeur van de gemeentelijke organisatie genoemd. Niet dat dit de functieomschrijving duidelijker maakt. Daarom sprak ik met Johan de Jager, sinds een jaar of vier gemeentesecretaris van Bodegraven- Reeuwijk. Wat doet een gemeentesecretaris? Johan: “Je bent veel meer bezig met het proces dan met de inhoud. Als gemeentesecretaris ga je niet diep in op een onderwerp, je begeleidt het proces zodat anderen goed hun werk kunnen doen. Het is handig als je goed overzicht kan houden, maar wel zonder per se te vertellen hoe iemand iets moet doen. Het gaat erom dat het werk goed gedaan wordt en niet te ingewikkeld wordt gemaakt.”

SOEPELTJES

Een gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de samenwerking soepel verloopt tussen de ambtenaren, het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de inwoners. De secretaris is de enige ambtenaar die bij de collegevergaderingen aanwezig mag zijn. Hij denkt mee over de besluiten die door het college worden genomen. En hoe de ambities van het bestuur het best uitgevoerd kunnen worden. Hij is ervoor verantwoordelijk dat de gemeente optimaal presteert, de kwaliteiten van medewerkers worden benut en de dienstverlening naar inwoners naar tevredenheid verloopt. In een traditionele gemeentelijke organisatie gebeurt dat in een duidelijk hiërarchische structuur, oftewel baas, afdelingschef en daaronder de overige werknemers. Gemeente Bodegraven-Reeuwijk pakt dat heel anders aan. Johan: “Op de oude manier duurde het tergend langzaam voordat er iets bereikt of besloten werd. Dagen zaten vol met vergaderingen en besprekingen met het college, directie, managementteam, medewerkers en ga zo maar door. Veel tijd werd er besteed aan managementdrukte en gedoe. We waren vooral bezig met vergaderen, het produceren van papieren, het maken van dikke beleidstukken en het werken volgens procedures en regels. Op een flexibele manier de inwoner en het bestuur te bedienen, lukte niet. Daarom hebben we het hele systeem vernieuwd.”

TEAMWORK

Dus zonder hiërarchie en stroeve organisatiesystemen met veel afdelingen en managers. Alle managementlagen zijn verdwenen, er wordt in kleine teams overlegd. “En alleen als het nodig is,” zegt Johan. Er wordt niet meer gewerkt met functies. “We gaan uit van de kwaliteiten die mensen te bieden hebben en hoe ze dit breder in de organisatie kunnen inzetten. Zo raken medewerkers geïnspireerd, gemotiveerd en hebben ze meer plezier in hun werk.

Het overleg wordt niet in vaste teams gedaan,  flexibiliteit is het motto. Voorop staat het gesprek over de inhoud en wat er concreet te doen is. Met het opzetten van zo’n project wordt er een groep gevormd. Of zoals Johan het noemt: netwerken en platforms. Hierin kunnen zowel wethouders en ambtenaren zitten, maar ook deskundigen. “De lijntjes zijn veel korter. Mensen weten elkaar makkelijker te vinden. En het gaat ook sneller; je haalt alles eromheen wat extra tijd kost gewoon weg. Als gemeentesecretaris stimuleer ik het samenwerken. Ook zit ik zelf in meerdere netwerken.”

Voorbeeldfunctie

Johan de Jager heeft economie gestudeerd en veel ervaring opgedaan met fusies en het veranderen van gemeentelijke organisaties door heel Nederland. “De bedrijfscultuur verschilt per regio. De Zuid-Hollandse stijl spreekt mij aan: niet lullen, maar poetsen. Open communiceren en aanpakken.” Volgens Johan vinden veel gemeentes het lastig om de ingesleten strakke structuur en het werken volgens procedures en regels los te laten. “Met name in de top. Er moet meer vertrouwen komen dat mensen het zelf ook kunnen oplossen. Veel organisaties zijn op zoek naar een nieuwe manier van organiseren die bij deze tijd past. Ze zijn geïnteresseerd in de manier van werken in onze gemeente.” Bodegraven- Reeuwijk is een voorbeeld voor veel andere gemeentes. Johan gelooft niet in dingen van tevoren vastleggen en vergaderen omdat dat nou eenmaal elke maandag stipt om 10.00 uur hoort. “Al die regels en dat papierwerk, zonde van de tijd. Je kan dat beter besteden aan kijken wat er speelt in de samenleving. Wat houdt de inwoners bezig, waar moet je op inhaken als gemeente.”