Digitale duizendpoot

Op jacht naar onderwerpen voor deze rubriek over lokale politiek, kwamen Sanne, Simone en ik de term ‘griffier’ tegen. Klinkt als iemand die afstamt uit de middeleeuwen met zo’n griffel (de voorloper van de pen). Maar de functie griffier bestaat pas sinds 2002 en die van Bodegraven-Reeuwijk is nog eens hartstikke modern ook! Sanne en ik gingen bij hem op bezoek in het gemeentehuis om er precies achter te komen wat hij zoal doet.

DOOR MITCH HUISMAN

Hans Rijs is de griffier van gemeente Bodegraven- Reeuwijk. Samen met de plaatsvervangend griffier, John Zwetsloot, vormt hij de ‘griffie’. Hoewel de term griffie wat ouderwets klinkt, is het eigenlijk nog een redelijk nieuwe functie binnen de Nederlandse gemeenten. Voor 2002 vormden de wethouders en de gemeenteraad namelijk een geheel. Nu de gemeenteraad een los orgaan is, is de functie van griffier ontstaan als ondersteuning van de raad.

INFORMATIEMAKELAAR

Ondersteuning van de gemeenteraad: dat klinkt nog een beetje vaag, natuurlijk. De griffier maakt het vergaderschema, bereidt de vergaderingen voor en zorgt dat ze in goede banen worden geleid. Hebben de raadsleden bepaalde informatie nodig om tot een beslissing te komen, dan zorgt de griffier ervoor dat zij de juiste informatie goed en tijdig aangeleverd krijgen. Een echte informatiemakelaar dus. Bepaalde onderwerpen die in de gemeenteraad (moeten) worden besproken, liggen zo gevoelig, dat er burgers of belanghebbenden zijn die bezwaar hebben. Zij kunnen dan tijdens een hoorzitting hun kant van het verhaal laten horen; ook zo’n hoorzitting wordt door de griffier begeleid.

VERTROUWENSPERSOON

Naast het ondersteunen is de griffier ook de adviseur van de gemeenteraad. Hij geeft de raadsleden advies, spreekt geregeld met alle fractievoorzitters (de leiders van de partijen) van de gemeenteraad (dat groepje bij elkaar heet het presidium). Zijn ondersteunende en adviserende functie zorgt ervoor dat hij de raadsleden goed kent en voor hen is hij dan ook een vertrouwenspersoon.

‘AUSFLÜGE’

Tot zo ver de algemene taken die zo’n beetje voor alle griffiers gelden. Terug naar onze Hans Rijs. Bij binnenkomst in zijn door scheidingswandjes gecreëerde hok in het gemeentehuis, vielen meteen enkele zaken op. De wand hing, bleek tijdens het gesprek, vol met weetjes over onze griffier. Zo had hij een oude luchtfoto van drie voormalige gemeentehuizen in Reeuwijk-Brug; hij was voor deze baan al grifier bij de gemeente Reeuwijk. Hij heeft z’n best gedaan, want hij mocht zijn taak voortzetten in de fusiegemeente. Het tweede opvallende was de lijstjes met prenten met Duitse teksten erop. Gegrepen door de val van de muur, organiseerde Hans in die roerige periode een aantal ‘Ausflüge’ (excursies) naar Duitsland. Hij sprak de taal steeds beter en begon een studie Duits naast zijn studie economie.

DRUK BEZET

Wat zo’n eerste indruk al niet over iemand kan vertellen hè! Voor de verdere kennismaking nodigde Hans ons meteen uit om een blik te werpen in zijn mailbox. Geordend als hij is, zijn alle berichten keurig onderverdeeld in een honderdtal mappen. Een goede indicatie met hoeveel zaken onze griffier zich allemaal bezighoudt. Van de vereniging van griffiers en pilots voor de landelijke overheid tot Politiek Cafés en een werkbezoek van de gemeenteraad in Denemarken. Hans is een druk bezet man en dat is nogal eens te zien aan de tijden waarop hij werkt: een werkdag van 9 tot 5 is er bijna nooit bij. Raadsvergaderingen duren bijvoorbeeld vaak tot laat in de avond, waardoor er soms weinig tijd over blij voor zijn vrouw en kinderen. Een voordeel: zijn vrouw is door haar burgemeesterschap van de gemeente Heemskerk ook niet al te vaak thuis! De politieke interesse zit in de familie, want zelfs een van zijn kinderen studeert politicologie.

PAPIERLOOS

Ander opvallend aspect op z’n kantoor is de afwezigheid van papier. Een zeldzaamheid bij bedrijven en (lokale) overheden, schat ik zo in. Hans was als griffier bij de gemeente Reeuwijk al begonnen met het digitaliseren van alle documenten. Puur uit noodzaak, want al het papierwerk kostte hem gewoon veel te veel tijd. Hij maakte in de loop der tijd afspraken met bedrijven die de (raads)vergaderingen digitaal konden vastleggen en notuleren en ontwikkelde dat steeds verder door tot het huidige raadsinformatiesysteem. Het aanleveren van documenten voor de raadsleden, het vaststellen van de stemmen, het opnemen van de vergaderingen en het digitaal ondertekenen van documenten. Er komt geen papiertje meer aan te pas! Al die jaren inzet en doorontwikkeling van Hans hebben ervoor gezorgd dat de gemeente Bodegraven- Reeuwijk voorloper is in Nederland op het gebied van digitalisering van de gemeente.